Hauswart in der Nebenkostenabrechnung zu hoch?

Möglicher Normbezug

Hauswartkosten ohne Abzug für Verwaltung und Instandhaltung abrechnen: Die vollständige Umlage der Hauswartkosten ist prüfungsbedürftig. Der Hauswart führt in der Regel auch Tätigkeiten aus, die der Verwaltung (Mieterkommunikation, Schlüsselübergaben) oder Instandhaltung (kleine Reparaturen) zuzurechnen sind. Diese Anteile ist die Kostenzuordnung gesondert zu prüfen. Gerichte fordern regelmäßig einen angemessenen Abzug. Praxistipp: Führen Sie eine Tätigkeitsaufstellung des Hauswarts und ordnen Sie jede Tätigkeit zu: Betriebskosten im Kostenarten-Prüfrahmen vs. Verwaltung/Instandhaltung. Ein pauschaler Abzug von 20-30 % wird von vielen Gerichten akzeptiert, wenn keine genaue Aufschlüsselung möglich ist. Doppelabrechnung von Hauswart-Tätigkeiten als separate Betriebskostenpositionen: Wenn der Hauswart z. B. die Treppenhausreinigung, den Winterdienst oder die Gartenpflege erledigt, sollten zusätzliche separate Positionen (Gebäudereinigung, Straßenreinigung, Gartenpflege) auf doppelte Erfassung geprüft werden. Es liegt sonst eine prüfungsbedürftige Doppelbelastung vor. Praxistipp: Erstellen Sie eine klare Zuordnung: Entweder werden Tätigkeiten über den Hauswart abgerechnet ODER als separate Position. Nie beides gleichzeitig. Dokumentieren Sie, welche Aufgaben der Hauswart übernimmt. Kosten für einen überteuerten Facility-Management-Vertrag vollständig umlegen: Manche Vermieter beauftragt werden teure Facility-Management-Firmen, deren Leistungen weit über die im Prüfrahmen liegenden Hauswart-Tätigkeiten hinausgehen. Das Wirtschaftlichkeitsgebot nach § 556 Abs. 3 BGB erfordert, dass die Kosten in einem angemessenen Verhältnis stehen. Praxistipp: Vergleichen Sie die Kosten des Facility-Management-Vertrags mit den marktüblichen Kosten eines Hauswarts. Lassen Sie den Vertrag aufschlüsseln und rechnen Sie nur die im Prüfrahmen liegenden Leistungen ab.

Möglicher Normbezug

Bitten Sie bei Bedarf um Belegeinsicht, gleichen Sie den Verteilerschlüssel mit dem Mietvertrag ab und dokumentieren Sie jede Auffälligkeit mit Betrag und Position. Bei hauswart sollten Sie besonders prüfen, ob Leistungsinhalt, Vertragsbezug und Belege zusammenpassen oder ob Reparaturen, Verwaltungsanteile oder andere gesondert zu prüfende Bestandteile enthalten sind. § 556 Abs. 3 BGB nennt eine 12-Monats-Frist als möglichen Orientierungspunkt; Zugang, Fristbeginn und Ausnahmen sollten eigenständig oder fachlich geprüft werden.