Hauswart in der Nebenkostenabrechnung zu hoch?

Rechtsgrundlage

Hauswartkosten ohne Abzug für Verwaltung und Instandhaltung abrechnen: Die vollständige Umlage der Hauswartkosten ist unzulässig. Der Hauswart führt in der Regel auch Tätigkeiten aus, die der Verwaltung (Mieterkommunikation, Schlüsselübergaben) oder Instandhaltung (kleine Reparaturen) zuzurechnen sind. Diese Anteile muss der Vermieter selbst tragen. Gerichte fordern regelmäßig einen angemessenen Abzug. Praxistipp: Führen Sie eine Tätigkeitsaufstellung des Hauswarts und ordnen Sie jede Tätigkeit zu: umlagefähige Betriebskosten vs. Verwaltung/Instandhaltung. Ein pauschaler Abzug von 20-30 % wird von vielen Gerichten akzeptiert, wenn keine genaue Aufschlüsselung möglich ist. Doppelabrechnung von Hauswart-Tätigkeiten als separate Betriebskostenpositionen: Wenn der Hauswart z. B. die Treppenhausreinigung, den Winterdienst oder die Gartenpflege erledigt, dürfen diese Tätigkeiten nicht zusätzlich als separate Positionen (Gebäudereinigung, Straßenreinigung, Gartenpflege) abgerechnet werden. Es liegt sonst eine unzulässige Doppelbelastung vor. Praxistipp: Erstellen Sie eine klare Zuordnung: Entweder werden Tätigkeiten über den Hauswart abgerechnet ODER als separate Position. Nie beides gleichzeitig. Dokumentieren Sie, welche Aufgaben der Hauswart übernimmt. Kosten für einen überteuerten Facility-Management-Vertrag vollständig umlegen: Manche Vermieter beauftragen teure Facility-Management-Firmen, deren Leistungen weit über die umlagefähigen Hauswart-Tätigkeiten hinausgehen. Das Wirtschaftlichkeitsgebot nach § 556 Abs. 3 BGB erfordert, dass die Kosten in einem angemessenen Verhältnis stehen. Praxistipp: Vergleichen Sie die Kosten des Facility-Management-Vertrags mit den marktüblichen Kosten eines Hauswarts. Lassen Sie den Vertrag aufschlüsseln und rechnen Sie nur die umlagefähigen Leistungen ab.

Rechtsgrundlage

Fordern Sie Belegeinsicht nach § 259 BGB, gleichen Sie den Verteilerschlüssel mit dem Mietvertrag ab und dokumentieren Sie jede Abweichung mit Betrag und Position. Bei hauswart sollten Sie besonders prüfen, ob die Leistung laufend und umlagefähig ist oder ob Reparaturen, Verwaltungsanteile oder andere nicht umlagefähige Bestandteile enthalten sind. Reichen Sie Ihre Einwendungen innerhalb von 12 Monaten nach Zugang der Abrechnung ein.