Hauswartkosten in der Nebenkostenabrechnung: Was ist umlagefähig?
Die Kosten des Hauswarts umfassen die Vergütung, die Sozialbeiträge und alle geldwerten Leistungen, die der Eigentümer oder Erbbauberechtigte dem Hauswart für seine Arbeit gewährt, soweit diese nicht die Instandhaltung, Instandsetzung, Erneuerung, Schönheitsreparaturen oder die Hausverwaltung betrifft.
Rechtsgrundlage
Die Umlagefähigkeit der Hauswartkosten ergibt sich aus § 2 Nr. 14 der Betriebskostenverordnung (BetrKV). Entscheidend ist die Abgrenzung: Nur der Anteil der Hauswartkosten, der sich auf umlagefähige Betriebskostentätigkeiten bezieht, darf auf die Mieter umgelegt werden. Tätigkeiten der Verwaltung und Instandhaltung sind vom Vermieter zu tragen und müssen herausgerechnet werden.
Umlagefähigkeit
Umlagefähig sind die Hauswartkosten für betriebskostenrelevante Tätigkeiten: Treppenhausreinigung, Gehwegreinigung, Winterdienst, Gartenpflege, Kontrolle der Heizungsanlage, Mülltonnenbereitstellung, Beleuchtungskontrolle und allgemeine Gebäudeüberwachung. Nicht umlagefähig sind Anteile für Verwaltungstätigkeiten (Mieterkommunikation, Schlüsselverwaltung, Zählerablesung), Instandhaltung und Reparaturen sowie Schönheitsreparaturen. In der Praxis wird häufig ein pauschaler Abzug von 20-30 % für nicht umlagefähige Tätigkeiten vorgenommen.
Ausnahmen & Besonderheiten:
- Anteil für Verwaltungstätigkeiten (Mieterkommunikation, Büroarbeit, Schlüsselverwaltung)
- Anteil für Instandhaltung und Instandsetzung (Reparaturen, kleine Handwerksarbeiten)
- Schönheitsreparaturen und Renovierungsarbeiten
- Leerstandsmanagement und Wohnungsabnahmen/-übergaben
- Doppelabrechnung: Wenn der Hauswart z. B. die Gartenpflege erledigt, darf diese nicht zusätzlich als separate Position abgerechnet werden
Verteilerschlüssel
WFLEmpfohlen
Verteilung nach Wohnfläche in Quadratmetern. Der am häufigsten verwendete und empfohlene Schlüssel für Hauswartkosten.
EINHEIT
Verteilung zu gleichen Teilen auf alle Wohneinheiten. Kann gerechtfertigt sein, wenn der Hauswart primär wohnungsbezogene Aufgaben erledigt.
PERSON
Verteilung nach Personenzahl. Selten, aber möglich, wenn die Beanspruchung des Hauswarts stark von der Bewohnerzahl abhängt.
Durchschnittliche Kosten
Quelle: Betriebskostenspiegel 2024, Deutscher Mieterbund
Häufige Fehler bei Hauswart
Hauswartkosten ohne Abzug für Verwaltung und Instandhaltung abrechnen
Die vollständige Umlage der Hauswartkosten ist unzulässig. Der Hauswart führt in der Regel auch Tätigkeiten aus, die der Verwaltung (Mieterkommunikation, Schlüsselübergaben) oder Instandhaltung (kleine Reparaturen) zuzurechnen sind. Diese Anteile muss der Vermieter selbst tragen. Gerichte fordern regelmäßig einen angemessenen Abzug.
Tipp: Führen Sie eine Tätigkeitsaufstellung des Hauswarts und ordnen Sie jede Tätigkeit zu: umlagefähige Betriebskosten vs. Verwaltung/Instandhaltung. Ein pauschaler Abzug von 20-30 % wird von vielen Gerichten akzeptiert, wenn keine genaue Aufschlüsselung möglich ist.
Doppelabrechnung von Hauswart-Tätigkeiten als separate Betriebskostenpositionen
Wenn der Hauswart z. B. die Treppenhausreinigung, den Winterdienst oder die Gartenpflege erledigt, dürfen diese Tätigkeiten nicht zusätzlich als separate Positionen (Gebäudereinigung, Straßenreinigung, Gartenpflege) abgerechnet werden. Es liegt sonst eine unzulässige Doppelbelastung vor.
Tipp: Erstellen Sie eine klare Zuordnung: Entweder werden Tätigkeiten über den Hauswart abgerechnet ODER als separate Position. Nie beides gleichzeitig. Dokumentieren Sie, welche Aufgaben der Hauswart übernimmt.
Kosten für einen überteuerten Facility-Management-Vertrag vollständig umlegen
Manche Vermieter beauftragen teure Facility-Management-Firmen, deren Leistungen weit über die umlagefähigen Hauswart-Tätigkeiten hinausgehen. Das Wirtschaftlichkeitsgebot nach § 556 Abs. 3 BGB erfordert, dass die Kosten in einem angemessenen Verhältnis stehen.
Tipp: Vergleichen Sie die Kosten des Facility-Management-Vertrags mit den marktüblichen Kosten eines Hauswarts. Lassen Sie den Vertrag aufschlüsseln und rechnen Sie nur die umlagefähigen Leistungen ab.
Häufige Fragen zu Hauswart
Welcher Anteil der Hauswartkosten darf auf Mieter umgelegt werden?
Nur der Anteil, der sich auf umlagefähige Betriebskostentätigkeiten bezieht, darf auf Mieter umgelegt werden. Tätigkeiten der Verwaltung und Instandhaltung sind herauszurechnen. In der Praxis wird oft ein pauschaler Abzug von 20-30 % vorgenommen. Idealerweise erstellt der Vermieter eine detaillierte Tätigkeitsaufstellung, aus der hervorgeht, wie viel Zeit der Hauswart für welche Aufgaben aufwendet.
Was zählt alles zu den umlagefähigen Hauswart-Tätigkeiten?
Umlagefähig sind: Reinigung von Treppenhaus, Fluren und Gemeinschaftsräumen, Gehwegreinigung, Winterdienst (Schneeräumung, Streuen), Gartenpflege, Kontrolle und Überwachung der Heizungsanlage, Mülltonnen-Bereitstellung und -Rückholung, Kontrolle der Beleuchtung und Leuchtmittelwechsel sowie die allgemeine Gebäudeüberwachung.
Darf der Vermieter sowohl einen Hauswart als auch eine Reinigungsfirma abrechnen?
Grundsätzlich ja, aber nur wenn die Leistungen sich nicht überschneiden. Wenn der Hauswart z. B. die Treppenhausreinigung nicht erledigt und dafür eine separate Reinigungsfirma beauftragt wird, können beide Kosten abgerechnet werden. Es muss aber klar sein, dass keine Doppelabrechnung vorliegt. Der Hauswart-Anteil muss dann um die Reinigungstätigkeit bereinigt werden.
Sind die Kosten für einen Concierge oder Pförtner umlagefähig?
Die Kosten für einen Concierge oder Pförtner sind nur dann als Betriebskosten umlagefähig, wenn dies im Mietvertrag ausdrücklich als sonstige Betriebskosten (§ 2 Nr. 17 BetrKV) vereinbart ist. Unter der Position Hauswart (§ 2 Nr. 14) können sie nicht abgerechnet werden, da ein Concierge typischerweise andere Aufgaben wahrnimmt als ein klassischer Hauswart.
Wie hoch dürfen Hauswartkosten maximal sein?
Es gibt keine feste Obergrenze, aber der Vermieter muss das Wirtschaftlichkeitsgebot beachten. Die durchschnittlichen Hauswartkosten liegen bei etwa 0,21 Euro pro Quadratmeter und Monat (Betriebskostenspiegel 2024). Bei deutlich höheren Kosten sollte der Vermieter eine nachvollziehbare Begründung liefern können. Mieter können bei unverhältnismäßig hohen Kosten das Wirtschaftlichkeitsgebot einwenden.