Nebenkosten-Lexikon

Der Abrechnungszeitraum umfasst in der Regel 12 Monate und muss nicht mit dem Kalenderjahr übereinstimmen. Er kann z.B. vom 1. Juli bis 30. Juni laufen. Bei Mieterwechsel wird anteilig abgerechnet.

Nach § 556 Abs. 3 BGB muss der Vermieter die Nebenkostenabrechnung spätestens 12 Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums dem Mieter zustellen. Verpasst er diese Frist, kann er keine Nachzahlung mehr verlangen.

Betriebskosten sind die Kosten, die dem Eigentümer durch das Eigentum am Grundstück oder durch den bestimmungsmäßigen Gebrauch des Gebäudes laufend entstehen. Sie sind in der Betriebskostenverordnung (BetrKV) definiert und dürfen auf Mieter umgelegt werden.

Die Betriebskostenverordnung definiert in § 2 abschließend die 17 Kostenarten, die auf Mieter umgelegt werden dürfen. Kosten, die nicht dort aufgeführt sind, sind nicht umlagefähig – unabhängig davon, was im Mietvertrag steht.

Mieter haben das Recht, alle Originalbelege (Rechnungen, Verträge) einzusehen, die der Abrechnung zugrunde liegen. Der Vermieter muss einen Termin zur Einsichtnahme anbieten. Verweigert er dies, kann der Mieter die Zahlung bis zur Gewährung zurückhalten.

Seit 2023 müssen Vermieter einen Teil der CO2-Kosten bei Heizung übernehmen. Der Anteil hängt von der Energieeffizienz des Gebäudes ab: Je schlechter die Dämmung, desto mehr zahlt der Vermieter (10-95%).

Die Grundsteuer ist eine kommunale Steuer, die der Eigentümer zahlen muss. Sie kann auf Mieter umgelegt werden, aber nur wenn dies im Mietvertrag vereinbart ist. Sie gehört zu den umlagefähigen Kosten nach § 2 Nr. 1 BetrKV.

Die Heizkostenverordnung schreibt vor, dass mindestens 50% der Heizkosten nach tatsächlichem Verbrauch abgerechnet werden müssen. Verstößt der Vermieter dagegen, hat der Mieter ein gesetzliches Kürzungsrecht von 15%.

Heizkosten umfassen Brennstoffkosten (Gas, Öl, Fernwärme), Betriebsstrom der Heizungsanlage, Wartung und Schornsteinfeger. Sie müssen nach der Heizkostenverordnung mit 50-70% nach Verbrauch und 30-50% nach Fläche verteilt werden.

Umlagefähig sind nur laufende Hausmeistertätigkeiten wie Reinigung, Winterdienst, Gartenpflege und Kontrollen. NICHT umlagefähig sind Reparaturen, Verwaltungstätigkeiten und Wohnungsabnahmen, die der Hausmeister durchführt.

Instandhaltungskosten (Reparaturen, Renovierungen, Erneuerungen) sind grundsätzlich NICHT auf Mieter umlagefähig. Der Vermieter muss sie selbst tragen. Oft werden sie trotzdem fälschlicherweise in Abrechnungen aufgenommen.

Nach § 12 HeizkostenV kann der Mieter die Heizkosten um 15% kürzen, wenn der Vermieter gegen die Verordnung verstößt (z.B. keine verbrauchsabhängige Abrechnung, falsches Verhältnis Verbrauch/Fläche).

Wenn die angefallenen Betriebskosten höher sind als die geleisteten Vorauszahlungen, muss der Mieter die Differenz nachzahlen. Die Nachzahlung ist in der Regel 30 Tage nach Zugang der Abrechnung fällig.

Im Mietrecht wird meist von 'Betriebskosten' gesprochen, umgangssprachlich sagt man 'Nebenkosten'. Beides meint die laufenden Kosten, die auf Mieter umgelegt werden können.

Verwaltungskosten, Reparaturen, Instandhaltung, Bankgebühren, Rechtsanwaltskosten, Leerstandskosten und Neuanschaffungen dürfen NICHT auf Mieter umgelegt werden. Oft werden diese trotzdem in Abrechnungen versteckt.

Die Betriebskostenverordnung definiert 17 Kostenarten, die umgelegt werden dürfen: Grundsteuer, Wasser, Abwasser, Heizung, Warmwasser, Aufzug, Straßenreinigung, Müllabfuhr, Hausreinigung, Gartenpflege, Beleuchtung, Schornsteinfeger, Versicherung, Hausmeister, Gemeinschaftsantenne, Wäschepflege und sonstige Kosten.

Der Verteilerschlüssel legt fest, wie die Gesamtkosten auf die einzelnen Mietparteien verteilt werden. Übliche Schlüssel sind: Wohnfläche (qm), Personenzahl, Wohneinheiten oder Verbrauch. Der Schlüssel muss im Mietvertrag vereinbart sein.

Verwaltungskosten (Hausverwaltung, Buchhaltung, WEG-Verwalter) sind bei Wohnraummietverträgen NICHT umlagefähig. Nur bei gewerblichen Mietverträgen können sie unter bestimmten Umständen umgelegt werden.

Mit der Miete zahlen Mieter eine monatliche Vorauszahlung auf die Betriebskosten. Am Jahresende wird abgerechnet: Sind die tatsächlichen Kosten höher, folgt eine Nachzahlung; sind sie niedriger, gibt es ein Guthaben.

Warmwasserkosten müssen separat von den Heizkosten ausgewiesen werden. Bei zentraler Warmwasserbereitung wird der Wärmeanteil oft rechnerisch ermittelt. Auch hier gilt die 50-70% Verbrauchsverteilung nach HeizkostenV.

Nach § 556 Abs. 3 BGB haben Mieter 12 Monate nach Zugang der Abrechnung Zeit, Einwendungen zu erheben. Nach Ablauf dieser Frist sind die Rechte eingeschränkt. Ein Widerspruch sollte immer schriftlich und per Einschreiben erfolgen.

Die Wohnfläche ist der häufigste Verteilerschlüssel für Betriebskosten. Sie wird nach der Wohnflächenverordnung berechnet. Balkone und Terrassen zählen meist nur zur Hälfte. Die Fläche muss im Mietvertrag angegeben sein.