Nebenkostenabrechnung erstellen — automatisch mit KI

Die Nebenkostenabrechnung (auch Betriebskostenabrechnung genannt) ist eine jährliche Aufstellung aller Betriebskosten einer Mietimmobilie, die der Vermieter auf die Mieter umlegt. Sie umfasst sämtliche laufenden Kosten des Gebäudebetriebs wie Heizung, Wasser, Müllabfuhr, Versicherungen und Grundsteuer. Die Abrechnung zeigt die Gesamtkosten, den angewandten Verteilerschlüssel (z.B. nach Wohnfläche oder Personenzahl) und die individuelle Belastung jedes einzelnen Mieters. Die gesetzliche Grundlage bildet die Betriebskostenverordnung (BetrKV), die in § 2 genau definiert, welche Kosten umlagefähig sind.

Vermieter müssen die Nebenkostenabrechnung spätestens 12 Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums dem Mieter zustellen (§ 556 Abs. 3 BGB). Für das Abrechnungsjahr 2024 bedeutet das: Die Abrechnung muss bis spätestens 31. Dezember 2025 beim Mieter eingegangen sein. Nach Erhalt der Abrechnung hat der Mieter weitere 12 Monate Zeit, um Einwände gegen die Abrechnung geltend zu machen. Diese Fristen sind gesetzlich festgelegt und können nicht durch Mietvertragsklauseln verkürzt werden. Verpasst der Vermieter die Frist, kann er keine Nachzahlungen mehr verlangen — der Mieter behält aber seinen Anspruch auf ein eventuelles Guthaben.

Umlagefähig sind alle in § 2 BetrKV aufgeführten 17 Betriebskostenarten: Grundsteuer, Wasserversorgung, Entwässerung, Heizkosten, Warmwasserkosten, verbundene Heizungs- und Warmwasseranlagen, Aufzug, Straßenreinigung und Müllbeseitigung, Gebäudereinigung, Gartenpflege, Beleuchtung, Schornsteinreinigung, Sach- und Haftpflichtversicherungen, Hauswart, Gemeinschaftsantenne und Kabelanschluss, Waschküche und Trockenraum sowie sonstige Betriebskosten. Nicht umlagefähig sind Verwaltungskosten, Instandhaltungs- und Reparaturkosten, Rücklagen für die Instandhaltung sowie einmalige Kosten wie Erschließungsbeiträge.

Die Verteilung der Nebenkosten erfolgt anhand des im Mietvertrag vereinbarten Verteilerschlüssels. Die gängigsten Schlüssel sind: Wohnfläche (anteilig nach Quadratmetern), Personenzahl (Anzahl der im Haushalt lebenden Personen), Verbrauch (gemessen durch Zähler, besonders bei Heizung und Wasser) und Wohneinheiten (gleicher Anteil pro Wohnung). Ist kein Verteilerschlüssel im Mietvertrag festgelegt, gilt nach § 556a BGB die Wohnfläche als Standard. Bei Heizkosten schreibt die Heizkostenverordnung (HeizkostenV) eine Aufteilung von 50-70% nach Verbrauch und 30-50% nach Fläche vor.

Ja, alle mit NebenkostenPro erstellten Abrechnungen sind nach den Vorgaben der Betriebskostenverordnung (BetrKV) aufgebaut und berücksichtigen die aktuelle Rechtsprechung. Unsere KI prüft automatisch, ob alle Pflichtangaben enthalten sind, ob die Verteilerschlüssel korrekt angewandt werden und ob die aufgeführten Kostenarten umlagefähig sind. Die erstellten Abrechnungen enthalten alle gesetzlich vorgeschriebenen Bestandteile: Abrechnungszeitraum, Gesamtkosten pro Kostenart, Verteilerschlüssel, Mieteranteil und Vorauszahlungen. Sie können die Abrechnung bedenkenlos an Ihre Mieter senden.

NebenkostenPro bietet flexible Preismodelle: Sie können eine einzelne Abrechnung bereits ab 5 Euro erstellen — ideal für Vermieter mit einer einzelnen Wohnung. Für Vermieter mit mehreren Einheiten bieten wir monatliche Abonnements an, die das Erstellen beliebig vieler Abrechnungen ermöglichen. Sie können den Service zunächst kostenlos testen, um sich von der Qualität zu überzeugen. Alle Preisdetails finden Sie auf unserer Preisseite.

Für eine vollständige Nebenkostenabrechnung benötigen Sie idealerweise Ihre Hausgeldabrechnung (von der Hausverwaltung) oder Jahresabrechnung der WEG. Diese Dokumente enthalten bereits alle relevanten Kostenpositionen, Gesamtbeträge und Verteilerschlüssel. Alternativ können Sie auch einzelne Rechnungen und Belege hochladen — etwa die Heizkostenabrechnung, Grundsteuerbescheide oder Versicherungsrechnungen. Die Dokumente sollten im PDF-Format vorliegen. Unsere KI erkennt automatisch die relevanten Daten aus den Dokumenten.

Ja, selbstverständlich. Nachdem unsere KI die Daten aus Ihren Dokumenten extrahiert hat, können Sie im Editor alle Werte überprüfen und bei Bedarf anpassen. Sie können Kostenpositionen hinzufügen, entfernen oder ändern, den Verteilerschlüssel anpassen, Mieterdaten korrigieren und Vorauszahlungen eintragen. Erst wenn Sie mit dem Ergebnis zufrieden sind, erstellen Sie das finale PDF. Auch nach dem Download können Sie jederzeit zu Ihrer Abrechnung zurückkehren und Änderungen vornehmen.

Unsere KI verwendet moderne Dokumentenanalyse, um Ihre hochgeladenen PDFs zu verarbeiten. Dabei werden zunächst alle Textinhalte per OCR (optische Zeichenerkennung) extrahiert. Anschließend erkennt die KI automatisch die einzelnen Kostenpositionen, ordnet sie den 17 Kostenarten der BetrKV zu, identifiziert Verteilerschlüssel und Gesamtbeträge und berechnet die anteiligen Kosten pro Mieter. Der gesamte Prozess dauert in der Regel unter einer Minute. Das Ergebnis wird Ihnen zur Überprüfung im Editor angezeigt, bevor die finale Abrechnung erstellt wird.

Stellt der Vermieter die Nebenkostenabrechnung nicht innerhalb der 12-Monats-Frist zu, hat das gravierende Folgen: Der Vermieter verliert seinen Anspruch auf Nachzahlungen durch den Mieter (§ 556 Abs. 3 Satz 3 BGB). Der Mieter behält jedoch seinen Anspruch auf ein Guthaben. Eine Ausnahme besteht nur, wenn der Vermieter die Verspätung nicht zu vertreten hat — etwa weil die Hausverwaltung die Abrechnung zu spät vorgelegt hat. In diesem Fall muss der Vermieter die Abrechnung unverzüglich nach Erhalt der Unterlagen erstellen. Deshalb empfehlen wir, die Abrechnung zeitnah nach Ende des Abrechnungszeitraums zu erstellen.