Zum Inhalt springen
NebenkostenPro
Multimodale KI-Pipeline für Vermieter

Nebenkostenabrechnung erstellen in wenigen Minuten

In 10 Minuten zur fertigen Abrechnung: Laden Sie Hausgeldabrechnung, Heizkostenabrechnung oder Einzelrechnungen hoch. Unsere KI erstellt daraus eine vollständige, nach BetrKV und § 556 BGB konforme Nebenkostenabrechnung als PDF – inkl. aller Pflichtangaben und Verteilerschlüssel. So funktioniert unsere KI im Detail.

Kostenlose Demo ohne RegistrierungDSGVO-konformAb 14,90 € pro Abrechnung
5 Minschnellste Abrechnung
17Kostenarten nach BetrKV
PDF, Scan, Fotoautomatisch erkannt
OpenAIGeminiClaude
Multimodale KI-Pipeline

Nebenkostenabrechnung oder Betriebskostenabrechnung erstellen: online, mit Software oder erstellen lassen?

Wer nach „Nebenkostenabrechnung erstellen“ oder „Betriebskostenabrechnung erstellen“ sucht, braucht meistens keinen allgemeinen Ratgeber, sondern einen verlässlichen Weg vom Beleg zur fertigen Abrechnung. NebenkostenPro verbindet Software, KI-Auslesung und klare Schritt-für-Schritt-Führung.

Nebenkostenabrechnung online erstellen

Für Vermieter, die Belege, Hausgeldabrechnung oder Heizkostenabrechnung hochladen und daraus eine fertige PDF-Abrechnung erzeugen möchten.

Online-Erstellung starten

Nebenkostenabrechnung erstellen lassen

Für alle, die Excel vermeiden wollen: Die KI liest Werte aus, schlägt Kostenarten vor und führt Schritt für Schritt durch Pflichtangaben und Verteilerschlüssel.

Kosten ansehen

Nebenkostenabrechnung Software

Für wiederkehrende Abrechnungen mit mehreren Mietern, gespeicherten Objektdaten und sauberer BetrKV-Prüfung statt einzelner Excel-Vorlage.

Software vergleichen

Für Vermieter

Eine Abrechnung, die Mieter nachvollziehen können

Eine gute Nebenkostenabrechnung muss für Mieter nachvollziehbar sein: Welche Kosten wurden angesetzt, warum sind sie umlagefähig, welcher Verteilerschlüssel wurde genutzt und wie ergibt sich Nachzahlung oder Guthaben?

Was NebenkostenPro vor dem PDF prüft

Pflichtangaben

Abrechnungszeitraum, Gesamtkosten, Mieteranteil, Vorauszahlungen und Ergebnis

Verteilerschlüssel

Wohnfläche, Personen, Verbrauch, Wohneinheiten und individuelle Schlüssel

Kostenarten

Alle 17 Betriebskostenarten nach § 2 BetrKV plus Ausschluss nicht umlagefähiger Positionen

WEG-Umwandlung

Hausgeldabrechnung lesen, Rücklagen und Verwaltungskosten ausklammern, Mieteranteil berechnen

Export

PDF-Abrechnung mit nachvollziehbarer Kostenaufstellung für den Versand an den Mieter

Warum Vermieter auf NebenkostenPro vertrauen

Fehlerhafte Abrechnungen kosten Vermieter jedes Jahr Millionen Euro. NebenkostenPro schützt Sie davor.

50%

aller Abrechnungen fehlerhaft

Falsche Verteilerschlüssel, nicht umlagefähige Kosten oder fehlende Pflichtangaben.

300 €

Ø Verlust pro Fehler

Durch nicht geltend gemachte Nachzahlungen oder rechtliche Auseinandersetzungen.

85%

Zeitersparnis mit KI

15 Minuten statt 3–5 Stunden. Die KI übernimmt Lesen, Rechnen und Formatieren.

Bewertungen auf Trustpilot
Bewertung schreiben

Ich war etwas unsicher anfangs aber die…

Ich war etwas unsicher anfangs aber die erstellte Abrechnung sieht wirklich gut aus erfüllt alle formalen und inhaltlichen Anforderungen.

Melissa

13. Feb. 2026

Verifiziert

Nebenkostenabrechnung geprüft mit KI

Foto von der Abrechnung gemacht, hochgeladen, und nach ein paar Minuten hatte ich eine detaillierte Auswertung. Klare Empfehlung für jeden Mieter.

Gustav Frings

13. Feb. 2026

Verifiziert

Schnell und unkompliziert

Foto gemacht, hochgeladen, 2 Minuten gewartet — fertig. Die Auswertung war klar strukturiert und hat mir gezeigt, dass meine Abrechnung tatsächlich korrekt war.

Julia W.

1. Feb. 2026

Trustpilot

Für kleine Vermietung sehr praktisch

Ich nutze das Tool für drei Wohnungen statt meiner alten Excel-Vorlage. Der Ablauf ist deutlich strukturierter und spart mir viel Zeit.

Andreas B.

3. Feb. 2026

Trustpilot

Endlich verständlich aufgeschlüsselt

Die Erklärungen pro Kostenpunkt waren klar und ohne Fachbegriffe. Ich bin kein Jurist und wollte vor allem verstehen, wofür ich genau zahle.

Sabine K.

8. Feb. 2026

Trustpilot

Solide Analyse mit kleinem Abzug

Die Prüfung hat bei mir zwei Fehler gefunden, die ich selbst übersehen hatte. Inhaltlich stark und insgesamt überzeugend.

Thomas R.

5. Feb. 2026

Trustpilot

Nebenkostenabrechnung erstellen: 4 Schritte

Kein Vorwissen nötig. Unsere KI führt Sie durch den gesamten Prozess.

Schritt 1

Dokumente hochladen

Laden Sie Ihre Hausgeldabrechnung oder WEG-Abrechnung als PDF hoch. Auch Einzelbelege, Heizkostenabrechnungen oder Grundsteuerbescheide funktionieren.

AI
Schritt 2

KI-Pipeline erkennt, extrahiert und prüft

Eine multimodale KI-Pipeline analysiert Ihre Dokumente parallel. Kostenpositionen, Beträge und Verteilerschlüssel werden erkannt und auf Umlagefähigkeit nach BetrKV geprüft. Genauer als ein einzelnes Modell es könnte.

Schritt 3

Überprüfen und bei Bedarf anpassen

Alle extrahierten Daten übersichtlich im Editor. Korrigieren Sie Werte, beantworten Sie Rückfragen der KI oder passen Sie Mieterdaten an.

PDF
DOC
XLS
Schritt 4

Professionelles PDF herunterladen

Ein Klick, fertig. Druckfertiges PDF mit allen Pflichtangaben, Verteilerschlüsseln und Abrechnungsergebnis. Per Post oder E-Mail versenden.

Exklusiv bei NebenkostenPro

WEG-Abrechnung in Mieterabrechnung umwandeln

Als Eigentümer einer vermieteten Eigentumswohnung erhalten Sie jährlich eine WEG- oder Hausgeldabrechnung. Diese enthält jedoch Positionen, die nicht 1:1 auf den Mieter umlegbar sind: Instandhaltungsrücklagen, Verwaltungskosten, Bankgebühren und Sonderumlagen gehören zum Eigentümer-Anteil und sind nach § 1 BetrKV ausgeschlossen.

Unsere KI liest Ihre WEG-Abrechnung automatisch ein, trennt umlagefähige von nicht umlagefähigen Positionen und erzeugt eine saubere Mieterabrechnung nach BetrKV. Inklusive Miteigentumsanteil-Berechnung und passendem Verteilerschlüssel je Position.

Automatische Trennung umlagefähig / nicht umlagefähig
Miteigentumsanteil korrekt berücksichtigt
Rücklagen und Verwaltung ausgeschlossen
Heizkostenabrechnung integriert (50/70-Regel)

Typische WEG-Positionen

Grundsteuerumlagefähig
Heizkostenumlagefähig
Hausreinigungumlagefähig
InstandhaltungsrücklageNICHT umlagefähig
WEG-VerwaltungNICHT umlagefähig
Sonderumlage DachNICHT umlagefähig

Warum NebenkostenPro statt Excel oder Software?

KI-Dokumentenanalyse

Erkennt automatisch Kostenpositionen, Beträge und Verteilerschlüssel aus Ihren PDFs. Kein Abtippen nötig.

BetrKV-konforme Prüfung

Automatische Prüfung auf Umlagefähigkeit, korrekte Verteilerschlüssel und alle Pflichtangaben.

15 Min statt 5 Stunden

Einzelabrechnungen ab 14,90 €. Keine Software-Lizenz, kein Abo. Jahrespakete ab 39 € verfügbar.

Excel vs. Software vs. NebenkostenPro KI

Excel / Manuell

Zeitaufwand3–5 Stunden
KostenKostenlos
BetrKV-konformNiedrig
FehlerrisikoHoch

Klassische Software

Zeitaufwand30–60 Minuten
Kosten10–30 € / Monat
BetrKV-konformMittel
FehlerrisikoMittel

NebenkostenPro KI

Zeitaufwand5–15 Minuten
KostenAb 14,90 €
BetrKV-konformHoch
FehlerrisikoNiedrig

Nebenkostenabrechnung selbst erstellen, Steuerberater oder KI-Tool?

Drei gängige Wege, eine Abrechnung zu erstellen – mit unterschiedlichem Aufwand, Kosten und Fehlerrisiko.

Selbst erstellen

Excel, Word oder Formular

Zeitaufwand3–5 Stunden
Kosten0 €
FehlerrisikoHoch

Günstig, aber riskant. Jede Rechenzeile manuell. Gesetzesänderungen müssen selbst recherchiert werden.

Steuerberater / Hausverwalter

Auslagerung an Profi

Zeitaufwand2–4 Wochen Wartezeit
Kosten50–150 € / Einheit
FehlerrisikoNiedrig

Fachlich sicher, aber teuer. Bei mehreren Einheiten summieren sich die Kosten schnell auf 500–1.500 € pro Jahr.

Empfohlen

NebenkostenPro KI-Tool

Ab 14,90 € pro Abrechnung

Zeitaufwand10 Minuten
Kostenab 14,90 €
FehlerrisikoNiedrig

Schnell wie Excel, fachlich wie der Steuerberater. Automatische BetrKV-Prüfung und sofortiger PDF-Export.

Für wen eignet sich NebenkostenPro?

Private Vermieter

Sie vermieten 1–3 Wohnungen und möchten die Abrechnung selbst erstellen? NebenkostenPro führt Sie ohne Vorkenntnisse durch den Prozess.

Eigentumswohnung, Einfamilienhaus, kleine Mehrfamilienhäuser

Hausverwaltungen

Erstellen Sie Abrechnungen für viele Einheiten gleichzeitig. Die KI-Automatisierung spart bei jedem Objekt wertvolle Zeit.

WEG-Verwaltung, gewerbliche Hausverwaltung

Steuerberater & Berater

Erstellen Sie Abrechnungen für Mandanten schneller und liefern Sie professionelle Ergebnisse nach BetrKV-Vorgaben.

Steuerkanzleien, Immobilienberater, Mietrechtsanwälte

Nebenkostenabrechnung erstellen – für jede Immobilie

Ob Einliegerwohnung, Mehrfamilienhaus oder vermietete Eigentumswohnung – die KI passt Berechnung und Verteilerschlüssel automatisch an.

Nebenkostenabrechnung für Einliegerwohnung

Bei Einliegerwohnungen im eigenen Haus teilen sich Eigentümer und Mieter die Betriebskosten. Die KI berechnet den Mieteranteil nach Wohnfläche und berücksichtigt gemeinsam genutzte Einrichtungen (Heizung, Warmwasser).

  • Aufteilung nach Wohnfläche oder Verbrauch
  • Eigentümer-Anteil automatisch ausgeschlossen
  • Heizkosten nach HeizkostenV

Nebenkostenabrechnung für Mehrfamilienhaus

Bei mehreren Mietparteien braucht jede Einheit eine separate Abrechnung mit korrektem Anteil. Die KI erstellt parallel Abrechnungen für alle Mieter im Haus – einheitlicher Verteilerschlüssel, individuelle Vorauszahlungen.

  • Mehrere Mietparteien in einem Durchlauf
  • Leerstandskosten beim Vermieter
  • Mieterwechsel im Abrechnungsjahr (Tage-Prorata)

Nebenkostenabrechnung für Eigentumswohnung

Vermietete Eigentumswohnung? Die WEG-Abrechnung enthält Positionen, die nicht auf Mieter umlegbar sind. Die KI trennt umlagefähige Kosten von Rücklagen und Verwaltung – direkt aus der Hausgeldabrechnung.

  • Automatische WEG-zu-Mieter-Umwandlung
  • Miteigentumsanteil korrekt berücksichtigt
  • Rücklagen und Verwaltung ausgeschlossen

Häufigster Vermieter-Fall

WEG-Abrechnung in Nebenkostenabrechnung umwandeln

Viele private Vermieter starten mit der Hausgeldabrechnung der WEG. Genau dort passieren Fehler: Rücklagen, Verwaltung und Instandhaltung dürfen nicht einfach in die Mieterabrechnung übernommen werden. NebenkostenPro trennt diese Positionen vor der Berechnung.

WEG-Umwandlung im Ratgeber ansehen
Position aus WEG-AbrechnungBehandlung
InstandhaltungsrücklageNicht umlegen
VerwalterhonorarNicht umlegen
GebäudeversicherungUmlagefähig
TreppenhausreinigungUmlagefähig
HeizkostenabrechnungGesondert prüfen

Abrechnungsfrist beachten: Spätestens 12 Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums

Abrechnungsjahr 2024? Dann muss die Abrechnung bis spätestens 31.12.2025 beim Mieter eingehen. Wer die Frist verpasst, verliert den Anspruch auf Nachzahlungen.

Alle 17 umlagefähigen Nebenkosten nach § 2 BetrKV

NebenkostenPro erkennt und verarbeitet alle 17 Positionen automatisch und prüft, ob die Kosten tatsächlich umlagefähig sind.

1

Grundsteuer

Laufende Grundsteuer an die Gemeinde, verteilt nach Wohnfläche oder Miteigentumsanteil.

2

Wasserversorgung

Kosten für Frischwasser, Grundgebühren, Zählermiete und Wasseraufbereitung.

3

Entwässerung

Gebühren für Schmutz- und Regenwasserentsorgung sowie Kanalgebühren.

4

Heizkosten

Brennstoffkosten, Wartung der Heizanlage und Betriebsstrom. Verteilung nach HeizkostenV.

5

Warmwasser

Kosten für die zentrale Warmwasserbereitung. Verteilung nach Verbrauch und Fläche.

6

Verbundene Heizungs- und Warmwasseranlagen

Kosten bei kombinierten Anlagen für Heizung und Warmwasser.

7

Aufzug

Betriebsstrom, Wartung, TÜV-Prüfung und Notrufbereitschaft des Aufzugs.

8

Straßenreinigung und Müllbeseitigung

Gebühren für Straßenreinigung, Müllabfuhr und Sperrmüllentsorgung.

9

Gebäudereinigung und Ungezieferbekämpfung

Treppenhaus- und Flurreinigung, Fensterreinigung sowie Schädlingsbekämpfung.

10

Gartenpflege

Pflege von Außenanlagen, Rasen mähen, Heckenschnitt und Winterdienst.

11

Beleuchtung

Stromkosten für Treppenhaus, Keller, Außenbeleuchtung und Tiefgarage.

12

Schornsteinreinigung

Kehr- und Prüfgebühren des Schornsteinfegers sowie Emissionsmessungen.

13

Sach- und Haftpflichtversicherungen

Gebäudeversicherung, Haftpflicht, Elementarschadenversicherung und Glasversicherung.

14

Hauswart

Vergütung des Hausmeisters für regelmäßige Pflege und kleinere Arbeiten am Gebäude.

15

Gemeinschaftsantenne und Kabelanschluss

Betrieb und Wartung der Gemeinschaftsantenne oder Kabelanschlussgebühren.

16

Waschküche und Wäschepflege

Betrieb und Wartung gemeinschaftlicher Waschmaschinen und Trockenräume.

17

Sonstige Betriebskosten

Weitere regelmäßig anfallende Kosten, sofern im Mietvertrag vereinbart.

Alle Kostenarten im Detail ansehen

Vorlage? Besser gleich mit KI.

Excel-Vorlagen sind kostenlos, aber birgen erhebliche Risiken:

  • Vorlagen sind oft veraltet und ignorieren aktuelle Gesetzesänderungen
  • Manuelle Eingabe führt zu Rechen- und Tippfehlern
  • Keine Prüfung der Umlagefähigkeit
  • Zeitaufwand 3–5 Stunden pro Abrechnung

Vorlage vs. KI

Zeitaufwand
3–5h15 Min
Fehlerprüfung
ManuellAutomatisch
BetrKV-konform
UnklarGeprüft
Aktualisierung
NieImmer aktuell
Daten eintippen
AllesAutomatisch

Transparente Preise: Nebenkostenabrechnung erstellen lassen Kosten

Kein Abo, keine versteckten Gebühren. Sie zahlen pro Abrechnung oder buchen ein Jahrespaket für mehrere Einheiten.

Einzelabrechnung

14,90 €

pro Abrechnung

  • 1 Abrechnung inkl. PDF
  • Alle Verteilerschlüssel
  • WEG-Umwandlung inklusive
Beliebt

Jahrespaket Starter

39 €

pro Jahr

  • 10 Abrechnungen / Jahr
  • Mieterdaten speichern
  • Belegeinsicht-Vorlagen

Jahrespaket Professional

99 €

pro Jahr

  • 30 Abrechnungen / Jahr
  • Mehrere Objekte verwalten
  • KI-Assistent mit höherem Tageslimit
Alle Preise und Details ansehen

Als Vermieter bist du verpflichtet, deinen Mietern jährlich eine ordnungsgemäße Nebenkostenabrechnung zuzustellen – spätestens 12 Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums. Fehler können teuer werden: Entweder verlierst du das Recht auf Nachzahlungen oder der Mieter ficht die Abrechnung erfolgreich an.

Was muss in eine Nebenkostenabrechnung? (Pflichtangaben)

Eine Nebenkostenabrechnung ist nur rechtswirksam, wenn sie alle Pflichtbestandteile enthält.

Abrechnungszeitraum

Genaues Start- und Enddatum (max. 12 Monate)

Abgerechnete Kostenpositionen

Jede Position einzeln mit Gesamtbetrag

Verteilerschlüssel

Welcher Schlüssel, mit welcher Begründung

Gesamtfläche/Gesamteinheiten

Basis für die Berechnung des Mieteranteils

Anteil des Mieters

Berechneter Betrag je Position

Vorauszahlungen

Geleistete monatliche Zahlungen im Abrechnungsjahr

Abrechnungsergebnis

Nachzahlung oder Guthaben

Welche Kosten darf ich umlegen? (BetrKV § 2)

  1. Grundsteuer
  2. Wasserversorgung (inkl. Grundgebühr, Zählermiete)
  3. Entwässerung
  4. Heizkosten (nach HeizkostenV)
  5. Warmwasser (nach HeizkostenV)
  6. Verbundene Heizungs- und Warmwasseranlagen
  7. Aufzug (Betrieb, Wartung, TÜV)
  8. Straßenreinigung und Müllbeseitigung
  9. Gebäudereinigung und Ungezieferbekämpfung
  10. Gartenpflege
  11. Beleuchtung (Hausflur, Außenbereich)
  12. Schornsteinreinigung
  13. Sach- und Haftpflichtversicherungen
  14. Hauswart (nur Betriebskostenanteile, nicht Verwaltung)
  15. Gemeinschaftliche Antennenanlage / Kabelanschluss
  16. Einrichtungen für die Wäschepflege
  17. Sonstige Betriebskosten (muss im Mietvertrag konkret benannt sein)

Nicht umlagefähig

Hausverwaltungskosten

Instandhaltung und Reparaturen

Instandhaltungsrücklagen

Rechts- und Beratungskosten

Bankgebühren

Leerstandskosten

Verteilerschlüssel wählen und anwenden

Der Verteilerschlüssel legt fest, welchen Anteil an den Gesamtkosten jeder Mieter trägt.

Wohnfläche (m²)

Grundsteuer, Versicherungen, Hausreinigung, Gartenpflege

Personenanzahl

Wasserkosten, Müllgebühren

Verbrauchseinheiten

Heizung (Pflicht nach HeizkostenV min. 50%), Warmwasser

Wohneinheiten (1/n)

Kabelanschluss, Gemeinschaftsantennen

Wichtig bei Heizkosten:

Nach der Heizkostenverordnung müssen mindestens 50 % und dürfen maximal 70 % der Heizkosten nach dem tatsächlichen Verbrauch abgerechnet werden.

Fristen: Was du unbedingt einhalten musst

Abrechnungsfrist

Spätestens 12 Monate nach Ende des Abrechnungsjahres zugestellt

Nachzahlungsfrist

Mieter muss spätestens 30 Tage nach Erhalt zahlen

Einwendungsfrist Mieter

12 Monate Zeit für Widerspruch

Konsequenz bei Fristversäumnis:

Verpasst du die 12-Monats-Frist, verlierst du den Anspruch auf Nachzahlungen.

Häufige Fehler bei der Erstellung

Fehler 1: Nicht umlagefähige Kosten einrechnen

Verwaltungskosten und Reparaturen gehören nicht in die Abrechnung. Prüfe jede Position vor dem Erstellen.

Fehler 2: Falsche Gesamtfläche

Wird die Gesamtwohnfläche falsch angegeben, stimmt kein einziger Mieteranteil. Nutze die im Grundbuch oder Teilungserklärung eingetragene Fläche.

Fehler 3: Leerstandskosten falsch verteilen

Kosten für leerstehende Wohnungen musst du als Vermieter selbst tragen – du kannst sie nicht auf die verbleibenden Mieter umlegen.

Fehler 4: Unklarer Verteilerschlüssel

Wenn der Schlüssel nicht nachvollziehbar erklärt ist, kann der Mieter die Abrechnung anfechten. Immer dokumentieren: welcher Schlüssel, warum, mit welcher Berechnungsgrundlage.

Fehler 5: Zu späte Zustellung

Nicht das Erstellungsdatum zählt, sondern der Eingang beim Mieter. Bei Briefversand plane 2–3 Werktage Vorlauf zur Frist ein.

Häufig gestellte Fragen

Mehr erfahren

Nebenkostenabrechnung erstellen: Der ausführliche Leitfaden für Vermieter

Wenn Sie vor dem Start erst den kompletten Ablauf, die gesetzlichen Grundlagen und typische Fehler verstehen möchten, führt Sie unser neuer Ratgeber von der ersten Kostenposition bis zur Zustellung.

Zum Ratgeber „Nebenkostenabrechnung erstellen“

Weitere Ressourcen

Nebenkostenabrechnung prüfen lassen

KI-Prüfung auf Fehler, für Mieter und Vermieter.

Betriebskostenabrechnung

Verteilerschlüssel, BetrKV und rechtliche Grundlagen.

Kostenlose Vorlage

Vorlage als Muster mit allen Pflichtangaben.

Alle Kostenarten

17 umlagefähige Betriebskosten nach BetrKV.

Blog & Ratgeber

Tipps und Anleitungen rund um Nebenkosten.

Für Vermieter

Pflichten, Fristen und Tools für Vermieter.

Jetzt Ihre Nebenkostenabrechnung erstellen

Schluss mit stundenlangem Rechnen in Excel. Laden Sie Ihre Dokumente hoch und erhalten Sie in wenigen Minuten eine professionelle Abrechnung.

Einzelabrechnung ab 14,90 € · Jahrespakete ab 39 € · Kein Abo

Keine Registrierung erforderlich · DSGVO-konform · Daten werden verschlüsselt übertragen

Fragen? Unser KI-Assistent hilft!