Betriebskostenabrechnung nach BetrKV
Erstellen Sie rechtssichere Betriebskostenabrechnungen für Ihre Mieter. Vollautomatisch, gesetzeskonform und mit allen umlagefähigen Kosten nach der Betriebskostenverordnung.
Betriebskostenabrechnung vs. Nebenkostenabrechnung — Was ist der Unterschied?
Viele Vermieter und Mieter verwenden die Begriffe synonym. Rechtlich gibt es jedoch einen wichtigen Unterschied.
Betriebskosten
Betriebskosten ist der rechtlich korrekte Begriff. Er ist in der Betriebskostenverordnung (BetrKV) und in § 556 BGB definiert. Betriebskosten sind die Kosten, die dem Eigentümer durch das Eigentum am Grundstück oder durch den bestimmungsgemäßen Gebrauch des Gebäudes laufend entstehen.
Die 17 umlagefähigen Kostenarten sind in § 2 BetrKV abschließend aufgelistet.
Nebenkosten
Nebenkosten ist der umgangssprachliche Begriff, den die meisten Menschen im Alltag verwenden. Im Mietrecht gibt es keine offizielle Definition von „Nebenkosten". Der Begriff kann breiter gefasst sein und auch nicht-umlagefähige Kosten einschließen.
Im allgemeinen Sprachgebrauch meinen Mieter und Vermieter aber dasselbe wie Betriebskosten.
Fazit: In der Praxis werden „Betriebskostenabrechnung" und „Nebenkostenabrechnung" gleichbedeutend verwendet. Für eine rechtssichere Abrechnung sollten Sie sich immer an den 17 Kostenarten der BetrKV orientieren — unabhängig davon, welchen Begriff Sie verwenden. NebenkostenPro erstellt Ihre Abrechnung automatisch nach den Vorgaben der Betriebskostenverordnung.
Betriebskostenverordnung (BetrKV)
Die Betriebskostenverordnung regelt in Deutschland, welche Kosten Vermieter auf Mieter umlegen dürfen. NebenkostenPro berücksichtigt automatisch alle Vorgaben der aktuellen BetrKV und erstellt rechtssichere Abrechnungen.
Alle umlagefähigen Betriebskosten nach § 2 BetrKV
NebenkostenPro erkennt und berechnet automatisch alle 17 Betriebskostenarten der Betriebskostenverordnung. Klicken Sie auf eine Kostenart für detaillierte Informationen:
§ 2 Nr. 1 - Grundsteuer
Öffentliche Lasten des Grundstücks
Mehr erfahren§ 2 Nr. 2 - Wasserversorgung
Wasserverbrauch, Grundgebühren, Zählermiete
Mehr erfahren§ 2 Nr. 3 - Entwässerung
Abwassergebühren, Oberflächenwasser
Mehr erfahren§ 2 Nr. 4 - Heizung
Heizkosten nach Heizkostenverordnung
Mehr erfahren§ 2 Nr. 5 - Warmwasser
Zentrale Warmwasserversorgung
Mehr erfahren§ 2 Nr. 5a - Verbundene Anlagen
Verbundene Heizungs- und Warmwasseranlagen
Mehr erfahren§ 2 Nr. 6 - Aufzug
Betriebsstrom, Wartung, TÜV
Mehr erfahren§ 2 Nr. 7 - Straßenreinigung & Müll
Öffentliche Straßenreinigung, Winterdienst, Müllabfuhr
Mehr erfahren§ 2 Nr. 8 - Gebäudereinigung
Treppenhaus, Keller, Dachboden
Mehr erfahren§ 2 Nr. 9 - Gartenpflege
Pflege der Außenanlagen
Mehr erfahren§ 2 Nr. 10 - Beleuchtung
Strom für Außenbeleuchtung und Gemeinschaftsräume
Mehr erfahren§ 2 Nr. 11 - Schornsteinreinigung
Kehrgebühren, Emissionsmessungen
Mehr erfahren§ 2 Nr. 12 - Versicherungen
Sach- und Haftpflichtversicherungen
Mehr erfahren§ 2 Nr. 13 - Hauswart
Hausmeisterkosten
Mehr erfahren§ 2 Nr. 14 - Antenne/Kabel
Gemeinschaftsantenne, Kabelanschluss
Mehr erfahren§ 2 Nr. 15 - Wäschepflege
Gemeinschaftliche Wascheinrichtungen
Mehr erfahren§ 2 Nr. 16 - Sonstige
Im Mietvertrag vereinbarte sonstige Betriebskosten
Mehr erfahrenNicht umlagefähige Kosten — Was Vermieter nicht abrechnen dürfen
Nicht alle Kosten eines Gebäudes dürfen auf die Mieter umgelegt werden. Die folgenden Kosten sind nicht umlagefähig und müssen vom Vermieter selbst getragen werden:
Verwaltungskosten
Kosten der Hausverwaltung, Buchhaltung, Steuerberatung und allgemeine Verwaltungstätigkeiten sind nach § 1 Abs. 2 Nr. 1 BetrKV ausdrücklich von den umlagefähigen Betriebskosten ausgenommen.
Instandhaltung & Reparaturen
Kosten für die Instandhaltung und Instandsetzung des Gebäudes — etwa Reparaturen am Dach, an der Heizungsanlage oder an Fenstern — sind keine Betriebskosten. Sie gehören gemäß § 1 Abs. 2 Nr. 2 BetrKV nicht in die Abrechnung.
Modernisierungskosten
Investitionen in die Modernisierung des Gebäudes (z. B. energetische Sanierung, Einbau eines Aufzugs) dürfen nicht über die Betriebskostenabrechnung umgelegt werden. Hierfür gelten die Regelungen zur Modernisierungsumlage nach § 559 BGB.
Bankgebühren & Finanzierungskosten
Kontoführungsgebühren, Darlehenszinsen und andere Finanzierungskosten des Vermieters sind nicht umlagefähig. Sie betreffen die persönliche Finanzierung des Eigentümers, nicht den Betrieb des Gebäudes.
Leerstandskosten
Steht eine Wohnung leer, muss der Vermieter den Kostenanteil dieser Einheit selbst tragen. Die Kosten für leerstehende Wohnungen dürfen nicht auf die übrigen Mieter umgelegt werden.
Flexible Verteilerschlüssel für jede Kostenart
Nach Wohnfläche
Der häufigste Verteilerschlüssel. Kosten werden proportional zur Wohnfläche der einzelnen Einheiten verteilt.
Nach Verbrauch
Für verbrauchsabhängige Kosten wie Wasser oder Heizung. Abrechnung nach tatsächlichem Verbrauch.
Nach Personenzahl
Seltener verwendet, aber möglich für bestimmte Kostenarten wie Müllgebühren oder Wasserkosten.
Häufige Fehler bei der Betriebskostenabrechnung
Laut dem Deutschen Mieterbund ist jede zweite Betriebskostenabrechnung fehlerhaft. Diese fünf Fehler sollten Sie als Vermieter unbedingt vermeiden:
Abrechnungsfrist versäumt (12-Monats-Regel)
Der häufigste und teuerste Fehler: Die Betriebskostenabrechnung muss spätestens 12 Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums beim Mieter eingehen (§ 556 Abs. 3 BGB). Wird diese Frist versäumt, kann der Vermieter keine Nachforderungen mehr geltend machen — auch wenn die Abrechnung inhaltlich korrekt ist.
Nicht umlagefähige Kosten abgerechnet
Verwaltungskosten, Reparaturen oder Instandhaltungskosten haben in der Betriebskostenabrechnung nichts zu suchen. Werden solche Positionen abgerechnet, hat der Mieter ein Widerspruchsrecht und die Abrechnung kann angefochten werden.
Falscher Verteilerschlüssel
Jede Kostenart muss mit dem richtigen Verteilerschlüssel abgerechnet werden. Ist im Mietvertrag kein Schlüssel vereinbart, gilt die Wohnfläche. Für Heiz- und Warmwasserkosten ist die Abrechnung nach Verbrauch sogar gesetzlich vorgeschrieben (Heizkostenverordnung).
Fehlende Belegeinsicht
Mieter haben das Recht, die Originalbelege einzusehen (§ 259 BGB). Verweigert der Vermieter die Belegeinsicht, muss der Mieter die Nachforderung nicht bezahlen. Halten Sie alle Belege geordnet bereit.
Pauschale statt tatsächliche Kosten
In der Betriebskostenabrechnung dürfen nur die tatsächlich angefallenen Kosten angesetzt werden — keine Pauschalen oder Schätzungen. Ausnahme: Wurde im Mietvertrag eine Betriebskostenpauschale vereinbart, entfällt die Pflicht zur jährlichen Abrechnung ganz.
Mit NebenkostenPro vermeiden Sie diese Fehler automatisch. Unsere KI prüft Ihre Abrechnung auf alle häufigen Fehlerquellen, überprüft die Umlagefähigkeit jeder Kostenposition und berechnet den korrekten Verteilerschlüssel nach BetrKV.
Vorteile für Vermieter & Hausverwaltungen
Zeitersparnis
Erstellen Sie Abrechnungen in Minuten statt Stunden
Rechtssicherheit
Immer aktuell nach BetrKV und gerichtsfest
Kosteneffizient
Keine teure Software-Lizenz oder Steuerberater nötig
Automatisiert
KI erkennt und berechnet alles automatisch
Wichtige Fristen bei der Betriebskostenabrechnung
Abrechnungsfrist für Vermieter
Die Betriebskostenabrechnung muss spätestens 12 Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums beim Mieter eingehen. Verspätete Nachforderungen sind ausgeschlossen.
Einwendungsfrist für Mieter
Mieter haben 12 Monate Zeit, Einwendungen gegen die Abrechnung zu erheben. Nach Ablauf dieser Frist gilt die Abrechnung als genehmigt.
Zahlungsfrist
Nachzahlungen aus der Betriebskostenabrechnung sind in der Regel innerhalb von 30 Tagen nach Zugang fällig.
Häufige Fragen zur Betriebskostenabrechnung
Was ist der Unterschied zwischen Nebenkosten und Betriebskosten?
Betriebskosten sind die laufenden Kosten, die durch den bestimmungsgemäßen Gebrauch eines Gebäudes entstehen. Nebenkosten ist der umgangssprachliche Begriff dafür. Rechtlich korrekt spricht man von Betriebskosten nach § 2 BetrKV.
Welche Verteilerschlüssel sind bei der Betriebskostenabrechnung zulässig?
Zulässige Verteilerschlüssel sind: Wohnfläche (m²), Personenzahl, Verbrauch (bei Heizung/Wasser), und Miteigentumsanteil. Der Verteilerschlüssel muss im Mietvertrag vereinbart sein, sonst gilt die Wohnfläche.
Bis wann muss die Betriebskostenabrechnung erstellt werden?
Die Betriebskostenabrechnung muss spätestens 12 Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums beim Mieter eingehen. Für das Jahr 2024 ist die Frist der 31.12.2025.
Was passiert bei einer verspäteten Betriebskostenabrechnung?
Bei verspäteter Abrechnung kann der Vermieter keine Nachzahlung mehr vom Mieter verlangen. Der Mieter hat aber weiterhin Anspruch auf ein eventuelles Guthaben.
Welche Kosten dürfen nicht auf Mieter umgelegt werden?
Nicht umlagefähig sind: Verwaltungskosten, Instandhaltung und Reparaturen, Rücklagen, Bankgebühren, und einmalige Kosten wie Erschließungskosten.
Was kostet eine Betriebskostenabrechnung erstellen lassen?
Die Kosten variieren stark: Ein Steuerberater berechnet oft 150–300 € pro Abrechnung, eine Hausverwaltung kalkuliert die Kosten in die Verwaltungspauschale ein. Mit NebenkostenPro erstellen Sie Ihre Betriebskostenabrechnung bereits ab 5 € pro Abrechnung — rechtssicher und in wenigen Minuten.
Wie oft muss eine Betriebskostenabrechnung erstellt werden?
Eine Betriebskostenabrechnung muss einmal jährlich erstellt werden. Der Abrechnungszeitraum beträgt maximal 12 Monate und entspricht in der Regel dem Kalenderjahr (01.01. bis 31.12.). Abweichende Zeiträume sind möglich, wenn sie im Mietvertrag vereinbart sind.
Was gehört alles in eine Betriebskostenabrechnung?
Eine formell korrekte Betriebskostenabrechnung muss enthalten: eine Zusammenstellung der Gesamtkosten, die Angabe und Erläuterung des Verteilerschlüssels, die Berechnung des Mieteranteils, den Abzug der geleisteten Vorauszahlungen und den Abrechnungszeitraum. Fehlt einer dieser Punkte, ist die Abrechnung formell unwirksam.
Weiterführende Informationen
Vertiefen Sie Ihr Wissen rund um Betriebskosten und Nebenkostenabrechnungen:
Nebenkostenabrechnung erstellen
Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Nebenkostenabrechnung
Alle Kostenarten im Überblick
Die 17 umlagefähigen Kostenarten nach BetrKV im Detail
NebenkostenPro für Vermieter
Alle Vorteile und Funktionen für Vermieter
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