Nicht umlagefähige Kosten einfach erklärt

Kategorien nicht umlagefähiger Kosten

Die wichtigsten Kategorien im Überblick: Erstens Verwaltungskosten (Hausverwaltungshonorar, Kontoführungsgebühren, Buchführungskosten, Steuerberatung für Vermietungseinkuenfte). Zweitens Instandhaltung und Reparatur (Heizkessel-Austausch, Rohrleitungsreparatur, Fassadensanierung, Dachdeckerarbeiten). Drittens Leerstandskosten, die auf unvermietete Einheiten entfallen und vom Eigentümer getragen werden muessen. Viertens Kosten aus Eigentümerpflichten (Baugenehmigungen, Grundbuchkosten, Maklergebühren, Rechtsanwaltskosten für Eigentümerfragen).

Typische Fehler in der Praxis

In der Praxis erscheinen nicht umlagefähige Kosten häufig unter unklaren Bezeichnungen in der Abrechnung: 'Verwaltungskosten' als 'sonstige Betriebskosten', 'Reparaturen' als 'Wartungskosten', 'Notar- und Grundbuchkosten' als 'Gemeinschaftskosten' oder 'Eigentümerversammlungskosten' als Teil von Hausverwaltungsposten. Besonders aufmerksam solltest du bei allgemeinen Positionen wie 'sonstige Kosten' oder 'diverse Ausgaben' sein.

Leerstandskosten als Eigentümeranteil

Stehen im Gebäude Wohnungen leer, entfallen auf diese Einheiten Kosten, die nicht auf die verbleibenden Mieter umgelegt werden dürfen. Der Eigentümer muss den Leerstandsanteil als seinen eigenen Kostenanteil herausrechnen. Tut er dies nicht, zahlen alle Mieter hoehere Nebenkosten für Wohnungen, die gar nicht belegt sind. Dies ist ein häufiger, aber nicht immer offensichtlicher materieller Fehler.

Sonstige Betriebskosten als Auffangposition

Wie gehst du bei Verdacht vor?

Fordere zu jeder Position, die dir unklar erscheint, den zugrundeliegenden Beleg an. Prüfe die Rechnung: Was wurde erbracht? Wer hat den Auftrag gegeben? Handelt es sich um eine wiederkehrende oder einmalige Leistung? Suche nach den Schlagworten 'Verwaltung', 'Reparatur', 'Instandsetzung', 'Grundbuch', 'Notar' oder 'Rechtsanwalt'. Liegt eines dieser Kriterien vor, ist die Position hoeherst wahrscheinlich nicht umlagefähig.