Belegpflicht in der Nebenkostenabrechnung einfach erklärt

Wo ist die Belegpflicht geregelt?

Unterschied Belegpflicht und Belegeinsicht

Die Belegpflicht beschreibt die Pflicht des Vermieters zur Aufbewahrung und Bereitstellung von Belegen. Das Belegeinsichtsrecht ist das korrespondierende Recht des Mieters, diese Belege einzusehen und ggf. Kopien anzufertigen. Beide Aspekte gehoeren zusammen: Ohne Belegpflicht des Vermieters waere das Einsichtsrecht des Mieters wertlos.

Welche Belege muss der Vermieter bereithalten?

Beizubringen sind alle Unterlagen, die für die Prüfung der jeweiligen Position notwendig sind. Für Versicherungskosten genuegte frueher der Versicherungsschein, heute wird auch die Praemienrechnung verlangt. Bei Grundsteuer reicht der staedtische Bescheid. Bei Dienstleistungsvertraegen sollten neben der Rechnung auch der zugrundeliegende Vertrag und ggf. Leistungsnachweise vorhanden sein. Bei Verbrauchspositionen (Wasser, Heizung) kommen Zaehlerstandsprotokolle hinzu.

Folgen einer Verletzung der Belegpflicht

Kann der Vermieter auf Anfrage keinen Beleg vorlegen, darf der Mieter die entsprechende Abrechnungsposition aus der Nachzahlung herausrechnen. Verweigert der Vermieter grundsätzlich jede Belegeinsicht, berechtigt dies den Mieter sogar, die gesamte Nachzahlung bis zur Gewaeherung der Einsicht zurueckzuhalten (BGH VIII ZR 195/03).

Kopien statt Originaleinsicht

In der Praxis wird die Belegeinsicht häufig durch die Übersendung von Kopien gegen Kostenerstattung abgewickelt. Der Mieter hat nach allgemeiner Rechtsprechung das Recht, auf eigene Kosten Fotokopien der Belege zu fertigen. Der Vermieter darf die Belegeinsicht nicht davon abhaengig machen, dass der Mieter auf Kopien verzichtet. Abgeschwaechteres Recht: Der Vermieter kann die Einsicht am Verwaltersitz anbieten statt die Belege zuzusenden.