Nebenkostenabrechnung Fristen 2026: Bis wann muss sie kommen?

Alle Fristen der Nebenkostenabrechnung im Überblick

Bei einer Nebenkostenabrechnung laufen mehrere Fristen parallel: die Abrechnungsfrist des Vermieters, die Einwendungsfrist des Mieters, die Zahlungsfrist für die Nachzahlung und die Verjährung. Die Tabelle zeigt alle Fristen mit Beginn, Dauer und Rechtsgrundlage.

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Bis wann muss die Nebenkostenabrechnung kommen?

Der Vermieter muss die Abrechnung spätestens 12 Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums mitteilen (§ 556 Abs. 3 Satz 2 BGB). Der Abrechnungszeitraum ist meist das Kalenderjahr, er kann im Mietvertrag aber abweichend geregelt sein (zum Beispiel 01.07. bis 30.06.). Die Frist beginnt immer mit dem Ende des jeweiligen Zeitraums.

Zugang zählt, nicht das Absenden

Entscheidend ist, wann die Abrechnung bei Ihnen ankommt. Der Bundesgerichtshof hat klargestellt, dass die rechtzeitige Absendung nicht genügt: Der Vermieter trägt das Risiko, dass die Abrechnung den Mieter innerhalb der Frist erreicht (BGH, Urteil vom 21.01.2009, Az. VIII ZR 107/08). Wirft der Vermieter die Abrechnung am 31.12. um 18 Uhr in den Briefkasten, gilt sie in der Regel erst am Folgetag als zugegangen – dann ist die Frist verpasst.

Vertiefung mit allen Terminen des laufenden Jahres: Fristen der Nebenkostenabrechnung 2026 und der Überblick Nebenkostenabrechnung 2026.

Was passiert, wenn der Vermieter die Frist verpasst?

Kommt die Abrechnung nach Ablauf der 12-Monats-Frist, ist die Rechtsfolge klar geregelt (§ 556 Abs. 3 Satz 3 BGB):

• Nachforderungen sind ausgeschlossen. Eine verspätete Abrechnung mit Nachzahlung müssen Mieter grundsätzlich nicht bezahlen. Einzige Ausnahme: Der Vermieter hat die Verspätung nicht zu vertreten, etwa weil die Gemeinde den Grundsteuerbescheid erst nach Fristablauf erlassen hat. Die Beweislast dafür liegt beim Vermieter.
• Guthaben bleibt geschuldet. Der Ausschluss trifft nur den Vermieter. Ergibt die verspätete Abrechnung ein Guthaben, können Mieter die Auszahlung weiterhin verlangen – und die Abrechnung sogar einfordern.
• Ohne Abrechnung: Zurückbehaltungsrecht. Rechnet der Vermieter trotz Fälligkeit nicht ab, dürfen Mieter die laufenden Vorauszahlungen zurückbehalten, bis die Abrechnung vorliegt.

Was Sie bei einer verspäteten Abrechnung konkret tun können, zeigt der Beitrag Nebenkostenabrechnung zu spät erhalten.

Einwendungsfrist: 12 Monate Zeit für den Widerspruch

Nach Erhalt der Abrechnung haben Mieter 12 Monate Zeit, Einwendungen geltend zu machen (§ 556 Abs. 3 Satz 5 BGB). Die Frist beginnt mit dem Zugang der Abrechnung. Nach Ablauf sind Einwendungen ausgeschlossen, es sei denn, der Mieter hat die Verspätung nicht zu vertreten (Satz 6).

Wichtig: Bezahlen schadet nicht. Wer die Nachzahlung zunächst überweist, kann trotzdem innerhalb der 12 Monate widersprechen und zu viel Gezahltes zurückverlangen. So vermeiden Sie Verzug und behalten trotzdem alle Rechte.

Wie ein wirksamer Widerspruch aussieht – mit Musterschreiben und den häufigsten Fehlern der Abrechnung: Widerspruch gegen die Nebenkostenabrechnung.

Wann muss die Nachzahlung bezahlt werden?

Die Nachzahlung ist mit Zugang einer formell ordnungsgemäßen Abrechnung fällig (§ 271 BGB). In Verzug geraten Mieter erst durch eine Mahnung oder – wenn die Abrechnung darauf hinweist – 30 Tage nach Fälligkeit (§ 286 Abs. 3 BGB). In der Praxis üblich und angemessen ist eine Zahlungsfrist von rund 30 Tagen.

Setzt der Vermieter eine deutlich kürzere Frist, ändert das an der gesetzlichen Lage nichts. Details zu Fälligkeit, Ratenzahlung und Härtefällen: Nachzahlung der Nebenkostenabrechnung – und für den umgekehrten Fall Guthaben aus der Nebenkostenabrechnung.

Wann verjähren Nachforderung und Guthaben?

Ansprüche aus der Nebenkostenabrechnung verjähren in der regelmäßigen Frist von 3 Jahren (§ 195 BGB). Die Frist beginnt mit dem Ende des Jahres, in dem der Anspruch entstanden ist und der Gläubiger davon Kenntnis erlangt hat (§ 199 Abs. 1 BGB) – bei der Nachzahlung also mit dem Ende des Jahres, in dem die Abrechnung zugegangen ist.

Beispiel: Die Abrechnung für 2024 geht dem Mieter im November 2025 zu. Die Nachforderung verjährt mit Ablauf des 31.12.2028. Dasselbe gilt spiegelbildlich für das Guthaben des Mieters.

Verjährung (3 Jahre, Anspruch wird undurchsetzbar) und Ausschlussfristen (12 Monate, Anspruch entsteht gar nicht erst bzw. Einwendung ist abgeschnitten) sind verschiedene Dinge – in der Praxis scheitern verspätete Nachforderungen fast immer schon an der 12-Monats-Frist, nicht erst an der Verjährung. Alle Details mit Beispieltabelle und Hemmungsregeln: Verjährung der Nebenkostenabrechnung.

Sonderfälle: Auszug, Mieterwechsel, Heizkosten

Gilt die Frist auch nach dem Auszug?

Ja. Auch nach dem Ende des Mietverhältnisses gilt die 12-Monats-Frist ab Ende des Abrechnungszeitraums – der Vermieter darf sich mit der Abrechnung also genauso lange Zeit lassen wie sonst. Die Kaution darf er für die zu erwartende Nachzahlung nur in angemessenem Umfang zurückbehalten. Details: Nebenkostenabrechnung nach dem Auszug und Abrechnung beim Mieterwechsel.

Heizkostenabrechnung

Die Heizkostenabrechnung ist Teil der Nebenkostenabrechnung – es gelten dieselben Fristen. Zusätzlich schreibt die Heizkostenverordnung die verbrauchsabhängige Verteilung vor; verstößt die Abrechnung dagegen, dürfen Mieter ihren Anteil um 15 % kürzen (§ 12 HeizkostenV). Mehr dazu: Heizkosten prüfen.

Gewerberäume

Die strenge 12-Monats-Frist des § 556 BGB gilt nur für Wohnraum. Bei Gewerbemietverträgen gibt es keine gesetzliche Ausschlussfrist; dort begrenzt vor allem die Verjährung die Abrechnung.

Häufige Fragen zu den Fristen

Bis wann muss die Nebenkostenabrechnung für 2025 vorliegen?

Für den Abrechnungszeitraum 01.01.2025 bis 31.12.2025 muss die Abrechnung dem Mieter bis zum 31.12.2026 zugehen (§ 556 Abs. 3 BGB). Danach sind Nachforderungen in der Regel ausgeschlossen.

Wann kommt die Nebenkostenabrechnung 2026?

Die meisten Vermieter rechnen zwischen März und Oktober des Folgejahres ab, sobald alle Rechnungen und Bescheide vorliegen. Gesetzliche Deadline für das Abrechnungsjahr 2026 ist der 31.12.2027.

Was passiert, wenn die Nebenkostenabrechnung zu spät kommt?

Nachforderungen des Vermieters sind ausgeschlossen, außer er hat die Verspätung nicht zu vertreten. Ein Guthaben können Mieter weiterhin verlangen – die Ausschlussfrist schützt nur den Mieter, nicht den Vermieter.

Wie lange kann ich der Nebenkostenabrechnung widersprechen?

12 Monate ab Zugang der Abrechnung (§ 556 Abs. 3 Satz 5 BGB). Auch nach einer Zahlung bleibt der Widerspruch innerhalb dieser Frist möglich.

Wann muss ich die Nachzahlung überweisen?

Fällig ist die Nachzahlung mit Zugang einer ordnungsgemäßen Abrechnung; üblich ist eine Zahlungsfrist von rund 30 Tagen. Verzug tritt erst durch Mahnung oder 30 Tage nach Fälligkeit mit entsprechendem Hinweis ein.

Wann verjährt eine Nachforderung aus der Nebenkostenabrechnung?

Drei Jahre nach dem Ende des Jahres, in dem die Abrechnung zugegangen ist (§§ 195, 199 BGB). Beispiel: Zugang im November 2025, Verjährung am 31.12.2028.

Gilt die 12-Monats-Frist auch für die Heizkostenabrechnung?

Ja. Die Heizkostenabrechnung ist Teil der Nebenkostenabrechnung und unterliegt derselben Abrechnungs- und Einwendungsfrist.