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Was sind Verwaltungskosten?
Verwaltungskosten umfassen alle Ausgaben, die mit der organisatorischen und kaufmännischen Verwaltung einer Mietimmobilie zusammenhängen. Dazu gehören unter anderem die Vergütung der Hausverwaltung, Kosten für Buchführung und Kontoführung, Porto sowie Steuerberatung. Der Gesetzgeber hat diese Kosten in § 1 Abs. 2 Nr. 1 BetrKV ausdrücklich von den Betriebskosten im Kostenarten-Prüfrahmen ausgenommen.
Gesetzliche Grundlage: § 1 Abs. 2 BetrKV
Die Betriebskostenverordnung definiert in § 1 Abs. 1, welche Kosten als Betriebskosten gelten. In Absatz 2 werden anschließend bestimmte Kostenarten ausdrücklich ausgeschlossen:
Diese Regelung ist ein wichtiger Prüfbezug. Wenn der Mietvertrag eine Umlage von Verwaltungskosten vorsieht, sollte die Klausel fachlich geprüft und mit den Belegen sowie der konkreten Kostenposition abgeglichen werden.
Was gehört zu den Verwaltungskosten?
Die folgende Auflistung zeigt typische Kostenarten, die als Verwaltungskosten in Betracht kommen und deshalb anhand von Vertrag, Belegen und Einzelfall als mögliche Abgrenzungspunkte geprüft werden sollten:
- Gehalt oder Honorar der Hausverwaltung
- Buchführung und Erstellung der Abrechnung
- Porto- und Telefonkosten der Verwaltung
- Kontoführungsgebühren für das Mietkonto
- Steuerberatungskosten des Vermieters
- Mahnkosten und Inkassogebühren
- Mitgliedsbeiträge für Vermietervereine
Abgrenzung: Verwaltung vs. Betriebskostenbezug
Die Abgrenzung zwischen gesondert zu prüfenden Verwaltungskosten und Positionen mit Betriebskostenbezug ist nicht immer eindeutig. Besonders bei Hausmeisterkosten und Hauswartsdiensten kommt es in der Praxis häufig zu Überschneidungen.
| Kostenart | Prüfstatus | Typischer Prüfbezug |
|---|---|---|
| Hausverwaltung (kaufmännisch) | Häufig abzugrenzen | Prüfbezug § 1 Abs. 2 Nr. 1 BetrKV |
| Hausmeister (operative Tätigkeiten) | Betriebskostenbezug prüfen | § 2 Nr. 14 BetrKV als Orientierung |
| Hauswart (Reinigung, Gartenpflege) | Betriebskostenbezug prüfen | § 2 Nr. 14 BetrKV als Orientierung |
| Buchführung / Abrechnung | Häufig abzugrenzen | Prüfbezug § 1 Abs. 2 Nr. 1 BetrKV |
| Steuerberatung | Häufig abzugrenzen | Prüfbezug § 1 Abs. 2 Nr. 1 BetrKV |
Rechenbeispiel: Versteckte Verwaltungskosten
In vielen Abrechnungen werden Verwaltungskosten nicht als separate Position ausgewiesen, sondern in den Hausmeisterkosten versteckt. Das folgende Beispiel zeigt, wie Sie versteckte Kosten identifizieren und als markiertes Prüfvolumen dokumentieren.
Versteckte Verwaltungskosten in der Hausverwaltungsposition
Die Position „Hausverwaltung“ enthält sowohl im Prüfrahmen zu betrachtende Hausmeistertätigkeiten als auch gesondert zu prüfende Verwaltungskosten.
Unsere KI erkennt prüfungsbedürftige Positionen und markiert rechnerische Prüfvolumen.
Häufige Tricks bei der Umlage von Verwaltungskosten
Verwaltungskosten werden in Abrechnungen teils nicht klar getrennt. Achten Sie auf folgende Muster und prüfen Sie die Einordnung anhand von Belegen, Vertrag und § 1 BetrKV:
„Allgemeine Verwaltung“ als Kostenposition
Manche Abrechnungen enthalten eine Position „Allgemeine Verwaltung“ oder „Verwaltungspauschale“. Solche Positionen sind gesondert zu prüfen und sollten gesondert geklärt werden.
Verwaltungskosten in Hausmeisterkosten enthalten
Der Posten „Hausmeister“ oder „Hauswart“ fällt ungewöhnlich hoch aus, weil darin auch Verwaltungstätigkeiten der Hausverwaltung enthalten sind. Hier fehlt die Aufschlüsselung.
„Abrechnungsgebühr“ oder „Erstellungskosten“
Die Kosten für die Erstellung der Nebenkostenabrechnung selbst sind Verwaltungskosten. Positionen wie „Abrechnungsgebühr“ oder „Erstellungskosten Abrechnung“ sind gesondert zu prüfen.
Pauschale ohne Aufschlüsselung
Eine pauschale Position wie „Sonstige Kosten“ oder „Allgemeine Betriebskosten“ ohne detaillierte Aufschlüsselung kann prüfungsbedürftige Verwaltungskosten enthalten. Fragen Sie Belegeinsicht an.
Klärung: So gehen Sie vor
Wenn Sie Verwaltungskosten in Ihrer Nebenkostenabrechnung entdecken, sollten Sie diese als Klärungspunkt aufnehmen. Gehen Sie dabei Schritt für Schritt vor:
- Abrechnung prüfenGehen Sie die Abrechnung Position für Position durch. Achten Sie auf Begriffe wie „Verwaltung“, „Hausverwaltung“, „Abrechnungsgebühr“ oder ungewöhnlich hohe Hausmeisterkosten.
- Schriftlich klärenBitten Sie schriftlich um Klärung. Benennen Sie die prüfungsbedürftige Position konkret und nennen Sie § 1 Abs. 2 Nr. 1 BetrKV als Prüfbezug.
- Belegeinsicht anfragenFragen Sie mit möglichem Bezug zu § 259 BGB Einsicht in die Belege an. So können Sie prüfen, welche Kosten tatsächlich angefallen sind und ob Verwaltungskosten mit anderen Positionen ausgewiesen wurden.
- Nachforderung prüfenBitten Sie um Überprüfung des betroffenen Betrags und lassen Sie weitere Schritte im Zweifel fachlich prüfen.