Verwaltungskosten in der Nebenkostenabrechnung: Nicht umlagefähig!
Verwaltungskosten sind nach § 1 Abs. 2 Nr. 1 BetrKV ausdrücklich nicht umlagefähig. Trotzdem tauchen sie in jeder fünften Abrechnung auf — oft versteckt unter anderen Positionen. Dieser Ratgeber erklärt, was zu den Verwaltungskosten zählt, welche Tricks es gibt und wie Sie sich dagegen wehren.
Veröffentlicht am 29. März 2026 · Zuletzt aktualisiert am 29. März 2026
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Was sind Verwaltungskosten?
Verwaltungskosten umfassen alle Ausgaben, die mit der organisatorischen und kaufmännischen Verwaltung einer Mietimmobilie zusammenhängen. Dazu gehören unter anderem die Vergütung der Hausverwaltung, Kosten für Buchführung und Kontoführung, Porto sowie Steuerberatung. Der Gesetzgeber hat diese Kosten in § 1 Abs. 2 Nr. 1 BetrKV ausdrücklich von den umlagefähigen Betriebskosten ausgenommen.
Nicht umlagefähig
§ 1 Abs. 2 BetrKV
20 – 30 €/Monat
Typische Kosten pro Wohnung
Jede 5. Abrechnung
Enthält diesen Fehler
Gesetzliche Grundlage: § 1 Abs. 2 BetrKV
Die Betriebskostenverordnung definiert in § 1 Abs. 1, welche Kosten als Betriebskosten gelten. In Absatz 2 werden anschließend bestimmte Kostenarten ausdrücklich ausgeschlossen:
„Zu den Betriebskosten gehören nicht die Kosten der Verwaltung und die Kosten der Instandhaltung und Instandsetzung.“
Diese Regelung ist nicht dispositiv. Das bedeutet: Auch wenn der Mietvertrag eine Umlage von Verwaltungskosten vorsieht, ist diese Klausel unwirksam. Der BGH hat dies mit Urteil vom 19. Dezember 2006 (VIII ZR 159/05) bestätigt. Es handelt sich um zwingendes Recht zum Schutz des Mieters.
Was gehört zu den Verwaltungskosten?
Die folgende Auflistung zeigt die wichtigsten Kostenarten, die als Verwaltungskosten gelten und damit nicht auf Mieter umgelegt werden dürfen:
Abgrenzung: Verwaltung vs. umlagefähige Kosten
Die Abgrenzung zwischen nicht umlagefähigen Verwaltungskosten und umlagefähigen Betriebskosten ist nicht immer eindeutig. Besonders bei Hausmeisterkosten und Hauswartsdiensten kommt es in der Praxis häufig zu Überschneidungen.
| Kostenart | Umlagefähig? | Grundlage |
|---|---|---|
| Hausverwaltung (kaufmännisch) | Nein | § 1 Abs. 2 Nr. 1 BetrKV |
| Hausmeister (operative Tätigkeiten) | Ja | § 2 Nr. 14 BetrKV |
| Hauswart (Reinigung, Gartenpflege) | Ja | § 2 Nr. 14 BetrKV |
| Buchführung / Abrechnung | Nein | § 1 Abs. 2 Nr. 1 BetrKV |
| Steuerberatung | Nein | § 1 Abs. 2 Nr. 1 BetrKV |
Rechenbeispiel: Versteckte Verwaltungskosten
In vielen Abrechnungen werden Verwaltungskosten nicht als separate Position ausgewiesen, sondern in den Hausmeisterkosten versteckt. Das folgende Beispiel zeigt, wie Sie versteckte Kosten identifizieren und Ihren Rückforderungsanspruch berechnen.
Versteckte Verwaltungskosten in der Hausverwaltungsposition
Die Position „Hausverwaltung“ enthält sowohl umlagefähige Hausmeistertätigkeiten als auch nicht umlagefähige Verwaltungskosten.
Häufige Tricks bei der Umlage von Verwaltungskosten
Da die Nicht-Umlagefähigkeit von Verwaltungskosten vielen Mietern nicht bekannt ist, werden diese Kosten auf verschiedene Weisen in Abrechnungen eingeschleust. Achten Sie auf folgende Muster:
"Allgemeine Verwaltung" als Kostenposition
Manche Abrechnungen enthalten eine Position "Allgemeine Verwaltung" oder "Verwaltungspauschale". Hier wird direkt versucht, nicht umlagefähige Kosten auf Mieter abzuwälzen.
Verwaltungskosten in Hausmeisterkosten versteckt
Der Posten "Hausmeister" oder "Hauswart" fällt ungewöhnlich hoch aus, weil darin auch Verwaltungstätigkeiten der Hausverwaltung enthalten sind. Hier fehlt die Aufschlüsselung.
"Abrechnungsgebühr" oder "Erstellungskosten"
Die Kosten für die Erstellung der Nebenkostenabrechnung selbst sind Verwaltungskosten. Positionen wie "Abrechnungsgebühr" oder "Erstellungskosten Abrechnung" sind nicht umlagefähig.
Pauschale ohne Aufschlüsselung
Eine pauschale Position wie "Sonstige Kosten" oder "Allgemeine Betriebskosten" ohne detaillierte Aufschlüsselung kann versteckte Verwaltungskosten enthalten. Fordern Sie Belegeinsicht.
Widerspruch: So gehen Sie vor
Wenn Sie Verwaltungskosten in Ihrer Nebenkostenabrechnung entdecken, sollten Sie diese beanstanden. Gehen Sie dabei Schritt für Schritt vor:
Abrechnung prüfen
Gehen Sie die Abrechnung Position für Position durch. Achten Sie auf Begriffe wie "Verwaltung", "Hausverwaltung", "Abrechnungsgebühr" oder ungewöhnlich hohe Hausmeisterkosten.
Schriftlich beanstanden
Widersprechen Sie der Abrechnung schriftlich. Benennen Sie die beanstandete Position konkret und verweisen Sie auf § 1 Abs. 2 Nr. 1 BetrKV als Rechtsgrundlage.
Belegeinsicht fordern
Verlangen Sie nach § 259 BGB Einsicht in die Belege. So können Sie prüfen, welche Kosten tatsächlich angefallen sind und ob Verwaltungskosten in anderen Positionen versteckt wurden.
Nachzahlung kürzen
Kürzen Sie die Nachzahlung um den Betrag der unzulässig umgelegten Verwaltungskosten. Zahlen Sie den unstrittigen Rest fristgerecht, um keinen Verzug zu riskieren.
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