Verwaltungskosten in der Nebenkostenabrechnung: Prüfungsbedürftig!

Was sind Verwaltungskosten?

Verwaltungskosten umfassen alle Ausgaben, die mit der organisatorischen und kaufmännischen Verwaltung einer Mietimmobilie zusammenhängen. Dazu gehören unter anderem die Vergütung der Hausverwaltung, Kosten für Buchführung und Kontoführung, Porto sowie Steuerberatung. Der Gesetzgeber hat diese Kosten in § 1 Abs. 2 Nr. 1 BetrKV ausdrücklich von den Betriebskosten im Kostenarten-Prüfrahmen ausgenommen.

Gesetzliche Grundlage: § 1 Abs. 2 BetrKV

Die Betriebskostenverordnung definiert in § 1 Abs. 1, welche Kosten als Betriebskosten gelten. In Absatz 2 werden anschließend bestimmte Kostenarten ausdrücklich ausgeschlossen:

„Zu den Betriebskosten gehören nicht die Kosten der Verwaltung und die Kosten der Instandhaltung und Instandsetzung.“

Diese Regelung ist ein wichtiger Prüfbezug. Wenn der Mietvertrag eine Umlage von Verwaltungskosten vorsieht, sollte die Klausel fachlich geprüft und mit den Belegen sowie der konkreten Kostenposition abgeglichen werden.

Was gehört zu den Verwaltungskosten?

Die folgende Auflistung zeigt typische Kostenarten, die als Verwaltungskosten in Betracht kommen und deshalb anhand von Vertrag, Belegen und Einzelfall als mögliche Abgrenzungspunkte geprüft werden sollten:

Abgrenzung: Verwaltung vs. Betriebskostenbezug

Die Abgrenzung zwischen gesondert zu prüfenden Verwaltungskosten und Positionen mit Betriebskostenbezug ist nicht immer eindeutig. Besonders bei Hausmeisterkosten und Hauswartsdiensten kommt es in der Praxis häufig zu Überschneidungen.

Rechenbeispiel: Versteckte Verwaltungskosten

In vielen Abrechnungen werden Verwaltungskosten nicht als separate Position ausgewiesen, sondern in den Hausmeisterkosten versteckt. Das folgende Beispiel zeigt, wie Sie versteckte Kosten identifizieren und als markiertes Prüfvolumen dokumentieren.

Häufige Tricks bei der Umlage von Verwaltungskosten

Verwaltungskosten werden in Abrechnungen teils nicht klar getrennt. Achten Sie auf folgende Muster und prüfen Sie die Einordnung anhand von Belegen, Vertrag und § 1 BetrKV:

Klärung: So gehen Sie vor

Wenn Sie Verwaltungskosten in Ihrer Nebenkostenabrechnung entdecken, sollten Sie diese als Klärungspunkt aufnehmen. Gehen Sie dabei Schritt für Schritt vor: