Hausgeld auf Mieter umlegen: Was ist umlagefähig?

Hausgeld auf Mieter umlegen: Von der WEG-Einzelabrechnung zur Nebenkostenabrechnung

Sie besitzen eine Eigentumswohnung, vermieten sie und bekommen jedes Jahr die Hausgeldabrechnung Ihrer Hausverwaltung. Dieser Ratgeber zeigt, welche Positionen daraus üblicherweise in die Nebenkostenabrechnung Ihres Mieters gehören, welche nicht, und wie Sie typische Fehler wie die doppelte Verteilung vermeiden.

Veröffentlicht am 5. August 2026 · Zuletzt aktualisiert am 5. August 2026

Hausgeldabrechnung hochladen und Abrechnung erstellen

Das System erkennt WEG-Einzelabrechnungen, übernimmt die Beträge aus der Spalte „Ihr Anteil“ direkt und markiert Positionen, die üblicherweise nicht auf Mieter umlegbar sind. Die finale Prüfung liegt bei Ihnen.

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Hausgeld und Nebenkosten: zwei verschiedene Abrechnungen

Als Wohnungseigentümer zahlen Sie Hausgeld an Ihre Wohnungseigentümergemeinschaft (WEG). Es deckt die laufenden Kosten des gesamten Objekts: Versicherungen, Hausmeister, Aufzug, Müllabfuhr, aber auch die Verwaltervergütung und die Zuführung zur Erhaltungsrücklage. Ihr Mieter schuldet Ihnen dagegen die Betriebskosten nach der Betriebskostenverordnung (BetrKV), soweit der Mietvertrag die Umlage vorsieht.

Die beiden Beträge sind nicht deckungsgleich: Ein Teil des Hausgelds besteht aus Positionen, die üblicherweise nicht auf Mieter umgelegt werden. Die Hausgeldabrechnung kann deshalb regelmäßig nicht eins zu eins an den Mieter weitergegeben werden – sie ist aber die wichtigste Datenquelle für Ihre Nebenkostenabrechnung.

Gut zu wissen

Viele Hausverwaltungen weisen in der Einzelabrechnung bereits getrennt aus, welche Kosten „umlagefähig“ und welche „nicht umlagefähig“ sind. Diese Gruppierung ist der schnellste Einstieg – prüfen Sie sie trotzdem gegen Ihren Mietvertrag.

Die Einzelabrechnung richtig lesen: „Gesamt“ und „Ihr Anteil“

WEG-Einzelabrechnungen haben fast immer denselben Aufbau: Je Kostenposition steht der Gesamtbetrag des Objekts neben „Ihr Anteil“ – dem Betrag, der über den Verteilerschlüssel (häufig Miteigentumsanteile, etwa „12,4/1.000“) bereits auf Ihre Wohnung heruntergerechnet wurde.

Der wichtigste Punkt dieses Ratgebers: Die Spalte „Ihr Anteil“ ist schon das Ergebnis der Verteilung. Wenn Sie die gesamte Wohnung an eine Mietpartei vermieten, sind diese Beträge bereits die Basis für die Mieterabrechnung. Wer sie ein zweites Mal nach Wohnfläche oder Miteigentumsanteilen verteilt, weist viel zu niedrige Mieteranteile aus – und verschenkt im Ergebnis Geld.

Was ist umlagefähig, was üblicherweise nicht?

Maßstab ist § 2 BetrKV in Verbindung mit Ihrem Mietvertrag. Als grobe Orientierung für die typischen Positionen einer Hausgeldabrechnung:

Üblicherweise umlagefähig	Üblicherweise nicht umlagefähig
Wasser, Abwasser, Niederschlagswasser	Zuführung zur Erhaltungs-/Instandhaltungsrücklage
Heizung und Warmwasser (nach HeizkostenV)	Verwaltervergütung und Verwaltungskosten
Müllabfuhr, Straßenreinigung	Reparaturen und Instandhaltung
Hausmeister, Gebäudereinigung, Gartenpflege	Kontoführungs- und Bankgebühren
Gebäudeversicherung, Haftpflicht	Anschaffungen und Kleinmaterial
Aufzug (Betrieb und Wartung), Allgemeinstrom	Rechts- und Beratungskosten der WEG

Wichtig: Diese Tabelle ist eine allgemeine Orientierung, keine rechtliche Bewertung Ihres Einzelfalls. Ob eine konkrete Position umlagefähig ist, hängt vom Mietvertrag und den Umständen ab – im Zweifel lohnt eine fachliche Beratung. Eine ausführliche Übersicht finden Sie unter nicht umlagefähige Kosten.

Sonderfall §35a-Ausweis

Der Ausweis haushaltsnaher Dienstleistungen (§ 35a EStG) in der Hausgeldabrechnung ist keine Kostenposition, sondern eine Steuerinformation. Er gehört nicht als eigener Betrag in die Nebenkostenabrechnung – die Lohnanteile können für die Steuererklärung des Mieters aber relevant sein.

Grundsteuer nicht vergessen

Die Grundsteuer taucht in vielen Hausgeldabrechnungen gar nicht auf, weil Eigentümer sie direkt an die Gemeinde zahlen. Sie gilt nach § 2 Nr. 1 BetrKV üblicherweise als umlagefähig – ergänzen Sie den Jahresbetrag aus Ihrem Grundsteuerbescheid daher als eigene Position in der Mieterabrechnung.

In 5 Schritten von der Hausgeldabrechnung zur Nebenkostenabrechnung

Unterlagen sammeln: Einzelabrechnung der Hausverwaltung, Grundsteuerbescheid, ggf. separate Heizkostenabrechnung und die Vorauszahlungen Ihres Mieters.
Positionen durchgehen: Umlagefähige Positionen aus der Spalte „Ihr Anteil“ übernehmen; nicht umlagefähige (Rücklage, Verwaltung, Reparaturen) aussortieren.
Eigene Kosten ergänzen: Grundsteuer und alles, was Sie außerhalb des Hausgelds selbst zahlen (z. B. direkt beauftragte Leistungen).
Zeitraum und Vorauszahlungen abgleichen: Abrechnungszeitraum maximal 12 Monate; die Abrechnung muss dem Mieter üblicherweise innerhalb von 12 Monaten nach Ende des Zeitraums zugehen (§ 556 Abs. 3 BGB).
Saldo bilden und prüfen: Summe der Mieteranteile minus geleistete Vorauszahlungen ergibt Nachzahlung oder Guthaben. Plausibilitätscheck: Wirkt das Ergebnis auffällig niedrig, wurden Beträge möglicherweise doppelt verteilt.

Typische Fehler beim Umlegen des Hausgelds

Doppelte Verteilung: Die „Ihr Anteil“-Beträge werden noch einmal nach Wohnfläche des Gesamtobjekts verteilt – das häufigste und teuerste Rechenproblem bei vermieteten Eigentumswohnungen.
Rücklage mit umgelegt: Die Zuführung zur Erhaltungsrücklage gilt üblicherweise nicht als Betriebskosten – sie gehört regelmäßig nicht in die Mieterabrechnung.
Verwaltervergütung übernommen: WEG-Verwaltungskosten sind üblicherweise Sache des Eigentümers.
Grundsteuer vergessen: Steht selten im Hausgeld, ist aber üblicherweise umlagefähig.
Frist verpasst: Nach Ablauf der 12-Monats-Frist sind Nachforderungen regelmäßig ausgeschlossen (§ 556 Abs. 3 BGB); Details sollten im Einzelfall geprüft werden.

Wenn Sie den Weg nicht manuell gehen möchten: Beim Nebenkostenabrechnung erstellen mit NebenkostenPro laden Sie die Hausgeldabrechnung hoch, eine KI liest die Positionen aus, erkennt Einzelabrechnungen samt „Ihr Anteil“-Spalte und markiert Positionen, die üblicherweise nicht umlagefähig sind. Die Vorschläge sind KI-gestützt und ohne Gewähr – die finale Kontrolle und Entscheidung liegt bei Ihnen.

Häufig gestellte Fragen

Kann ich die Hausgeldabrechnung einfach an meinen Mieter weitergeben?

Üblicherweise nein. Die Hausgeldabrechnung enthält regelmäßig Positionen wie die Erhaltungsrücklage oder die Verwaltervergütung, die nicht als Betriebskosten auf Mieter umgelegt werden. Für die Mieterabrechnung werden die umlagefähigen Positionen herausgelöst und um eigene Kosten wie die Grundsteuer ergänzt.

Ist die Instandhaltungs- bzw. Erhaltungsrücklage umlagefähig?

Die Zuführung zur Erhaltungsrücklage gilt üblicherweise nicht als umlagefähige Betriebskosten und gehört damit regelmäßig nicht in die Nebenkostenabrechnung des Mieters. Wie jeder Einzelfall sollte auch das anhand des Mietvertrags geprüft werden.

Muss ich die Beträge aus der Spalte „Ihr Anteil“ noch verteilen?

Wenn Sie die gesamte Wohnung an eine Mietpartei vermieten: üblicherweise nicht. Die Spalte „Ihr Anteil“ ist bereits das Ergebnis der Verteilung über den WEG-Schlüssel. Nur wenn Sie die Wohnung geteilt vermieten, wird innerhalb der Wohnung weiter aufgeteilt.

Welche Frist gilt für die Abrechnung gegenüber dem Mieter?

Als allgemeine Orientierung: Die Abrechnung muss dem Mieter üblicherweise innerhalb von 12 Monaten nach Ende des Abrechnungszeitraums zugehen (§ 556 Abs. 3 BGB); danach sind Nachforderungen regelmäßig ausgeschlossen. Zugang, Fristbeginn und Ausnahmen sind im Einzelfall zu prüfen.

Was mache ich mit der Heizkostenabrechnung des Messdienstleisters?

Steht in der Hausgeldabrechnung eine Position wie „Heiz- und Wasserkosten lt. Abrechnung“, stammt der Betrag meist aus einer separaten Abrechnung des Messdienstleisters und ist bereits verbrauchsabhängig auf Ihre Wohnung berechnet. Er wird dann direkt übernommen; die Verteilungsregeln der Heizkostenverordnung sind dort schon berücksichtigt.